ضوابط و استانداردهای بکارگیری فضاهای اداری

ضوابط و استاندارد به کارگیری فضاها، تجهیزات و ملزومات اداری موضوع ماده (۳۹) قانون مدیریت خدمات کشوری (بخشنامه شماره ۵۲۳۶/۹۰/۲۰۰ مورخ ۷/۳/۱۳۹۰ معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس جمهور)

در اجرای ماده (۳۹) قانون مدیریت خدمات کشوری، ضوابط و استاندارد بکارگیری فضاها، تجهیزات و ملزومات اداری به شرح ذیل برای اجرا ابلاغ می گردد:

۱- مفاهیم و تعاریف:

۱-۱- فضاهای اصلی اداری: منظور فضاهایی هستند که کار اصلی اداری مستقیماً در آنها انجام می‌شود. از قبیل اتاق‌های مدیریت، کارشناسی (یک یا چندنفره)، فضای انجام امور دفتری، بایگانی‌های جاری (در ارتباط مستقیم با کار اداری)، و…

۲-۱- فضاهای وابسته: منظور فضاهایی هستند که برای تسهیل و خدمات‌رسانی انجام کار پیش‌بینی‌شده و در کنار فضاهای اصلی شکل می‌گیرند. از قبیل سالن اجتماعات، کتابخانه، کلاس‌های آموزشی، اتاق جلسات.

۳-۱- فضاهای پشتیبانی: منظور فضاهایی هستند که برای تأمین رفاه کارکنان و برای پشتیبانی فعالیت‌ها و خدمات اداری در ساخ-تمان پیش‌بینی شده است. از قبیل اتاق سرور، نمازخانه، چاپ و تکثیر، آبدارخانه، تأسیسات و انبار ملزومات، سرویس‌های بهداشتی.

۴-۱- فضای موردنیاز برای ارباب رجوع: منظور فضاهایی هستند که برای تکریم ارباب رجوع جهت دریافت خدمات موردنظر مشخص می‌گردد.

۵-۱- فضاهای گردش: منظور فضاهایی هستند که برای ارتباط دادن بین فضاهای اصلی، وابسته و پشتیبانی پیش‌بینی می‌شوند. از قبیل راهروها، راه‌پله‌ها.

۶-۱- فضاهای اختصاصی: منظور فضاهایی هستند که بر حسب وظایف و مأموریت‌های دستگاه اجرایی، اختصاصاً ایجاد می‌گردد. از قبیل آزمایشگاه در سازمان استاندارد و تحقیقات صنعتی، خزانه در بانک‌ها، موزه‌های سازمان میراث فرهنگی.

۷-۱- زیربنای خالص: عبارتست از مجموع فضاهای اصلی اداری، وابسته، رفاهی و پشتیبانی و ارباب رجوع.

۸-۱- تجهیزات اداری: مجموعه وسایل و ملزوماتی است که کارکنان دستگاه‌های اجرایی متناسب با پست سازمانی، نیازهای شغلی و فضای اداری موجود، برای انجام وظایف و مأموریت‌هایشان در راستای تحقق اهداف سازمانی نیاز دارند.

۲- نسبت قابل قبول سطح زیربنای هر یک از فضاهای اصلی اداری، وابسته، پشتیبانی و ارباب رجوع به مجموع آنها (زیربنای خالص) این استاندارد به شرح ذیل می‌باشد:

۲-۱- رعایت نسبت‌های فوق در بهره‌برداری، خرید و اجاره ساختمان‌های دولتی الزامی است.

۳- فضای اصلی اداری موردنیاز مدیران سیاسی و مشاغل همتراز (وزراء معاونین وزراء استانداران و مشاغل همتراز) براساس جدول شماره (۱)، فضای اصلی اداری موردنیاز مدیران حرفه‌ای، کارشناسان و کارمندان در سطح ستادی و استانی براساس جدول شماره (۲) و فضای اصلی موردنیاز مدیران حرفه‌ای، کارشناسان و کارمندان در سطح شهرستان براساس جدول شماره (۳) تعیین می‌شود.

جدول شماره (۱): فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران سیاسی و مشاغل همتراز

جدول شماره (۲): فضای اداری مورد نیاز مدیران حرفه‌ای، کارشناسان و کارمندان در سطح ستادی و استانی

جدول شماره (۳): فضای اصلی اداری مورد نیاز مدیران حرفه‌ای، کارشناسان و کارمندان در سطح شهرستان

۴- دستگاه های اجرایی مکلفند به منظور استفاده بهینه از تجهیزات اداری موجود مدل مناسب را برای تامین و تخصیص تجهیزات و ملزومات اداری با توجه به پست سازمانی کارکنان و مدیران، نوع وظیفه و ماموریت آنان و همچنین تجهیزات موجود در دستگاه طراحی و اجرا نمایند.

۵- دستگاه هاای اجرایی موظفند در هنگام خرید تجهیزات اداری مورد نیاز، موارد ذیل را رعایت نمایند.

۱-۵- کارکردی متناسب با ماموریت ها و وظایف واحد استفاده کننده داشته باشد.

۲-۵- دارای استاندارد ملی کالا باشد.

۳-۵- استانداردهای عوامل انسانی (ارگونومی) در طراحی و ساخت آنها رعایت شده باشد.

تبصره ۱- در صورت وجود محصولات استاندارد و مناسب تولید داخل، خرید هرگونه تجهیزات اداری وارداتی ممنوع است.

تبصره ۲- خرید هرگونه تجهیزات اداری لوکس و تجملاتی ممنوع است.

6- مسئولیت حسن اجرای این بخشنامه بر عهده بالاترین مقام دستگاه اجرایی می باشد.